Hausverwaltung:
Wegweiser durch die Krise und erste Anlaufstelle
„Die Corona-Krise hat wieder gezeigt, dass Hausverwalter in Krisensituationen die erste Ansprechstelle für Eigentümer und Mieter sind“, so Bernhard Hofer, Leiter Immobilienmanagement bei OTTO Immobilien. Dementsprechend seien die Hausverwaltungen mehr als sonst als Dienstleister gefordert worden: „Die Anfragen der Mieter und Eigentümer haben sich deutlich erhöht“, berichtet Hofer. Hier sei es wichtig gewesen, die Erwartungen an den Hausverwalter als Problemlöser mit dessen realen Handlungsmöglichkeiten in Einklang zu bringen und diese wie gewohnt mit Feingefühl den Kunden zu vermitteln. Abgesehen davon seien die Arbeiten der Hausverwaltungen auch während der Corona-Krise die gleichen gewesen wie vorher. „Wir mussten diese nur vom traditionellen Arbeitsplatz getrennt bearbeiten und uns daran gewöhnen, dass unsere Arbeit nicht an einen spezifischen Ort gebunden ist“, so Hofer.
Viele Anfragen: Von Mietzins bis Reinigung
Rund um das Thema Covid-19 trafen bei Bernhard Hofer und seinem 16 köpfigen Team Fragen zu den unterschiedlichsten Bereichen ein: vom Mietzins über Hausordnung (Abstands- und Verhaltensregeln) bis zur Reinigung bzw. Desinfektion in Häusern. „Die Krise hat einen deutlichen Anstieg an Anfragen für Mietzinsminderungen aufgrund von behördlich verordneten Zugangs- oder Ausgangsbeschränkungen oder arbeitgeberseitig angeordneten Homeoffice-Regelungen durch alle Branchen und Mietobjektarten hindurch gebracht“, berichtet Hofer.
Für die Hausverwaltung von OTTO Immobilien – seit 1956 am Wiener Markt - sei es daher jetzt wichtig gewesen, die aktuelle Entwicklungen zu beobachten und Eigentümer und deren Mieter rechtzeitig praktische und verlässliche Empfehlungen und Informationen zu geben, etwa zu dem unangenehmen Thema Mietzinsminderung. Dazu sei auch der Kontakt zu spezialisierten Anwälten unerlässlich gewesen, so Hofer. „Die Vielzahl an Fallkonstellationen für Mietobjekte, sei es für die Gastronomie, den Einzelhandel in Geschäftslokalen, Bildungseinrichtungen, Shopping Centern, Büros haben eine Bearbeitung wichtiger Anliegen der Betroffenen nicht erleichtert“.
Mediation für gemeinsame Lösungen
Um gemeinsam Lösungen zu erarbeiten, die sowohl für Eigentümer als auch Mieter tragbar wären, sei die Mediation der dafür am besten geeignete Weg. „Hausverwaltungen haben in dieser Zeit als Wegweiser für die Interessen der von ihnen vertretenen Eigentümer fungiert. Diese konnten dann aufgrund einer fundierten Rechtsberatung durch einen auf Immobilienrecht spezialisierten Anwalt faktenbasierte und auf den Einzelfall gerichtete, praktikable Entscheidungen fällen“, so Hofer.
Digitalisierungsschub
Um diese Themenbereiche zusätzlich zu all den anderen weiter laufenden Tätigkeiten und Verpflichtungen eines Hausverwalters auch abdecken zu können, sind standardisierte Abläufe bei der Abarbeitung von Anliegen und Anfragen unumgänglich. „Die Corona-Krise hat gezeigt, wie wichtig die Digitalisierung für die Arbeit von Hausverwaltungen als moderne Dienstleister ist“, sagt Hofer.
Gerade in solchen Extremsituationen seien moderne Kommunikationskanäle wie Apps, Unternehmenshomepages und soziale Medien, mit denen man verschiedene Personen möglichst schnell erreicht, ein wichtiges Kriterium für eine moderne Hausverwaltung. „Wer sich bisher keine Gedanken über die Digitalisierung seines Unternehmens gemacht hat, ist jetzt gezwungen worden, bestehende Handlungsabläufe zu überdenken und vielleicht auch festgefahrene Verhaltensmuster zu ändern oder anzupassen. Einen besseren Anlass als diesen um einen Kehraus zu veranlassen, wird man nicht mehr vorfinden“, so Hofer.
Geordnet, sicher, transparent
Die Digitalisierung in der Hausverwaltungsbranche stellt aber nicht nur eine geordnete, gesicherte und transparente Abarbeitung der Anliegen der Eigentümer und Mieter sicher. Gescannte Rechnungen, die Zuhilfenahme von Tablets für Übergaben oder Übernahmen oder die Führung von Protokollen über vorgefertigte elektronische Formulare unterstützen die Ortsunabhängigkeit.
Dazu kommen Diensthandys und Laptops mit Vollzugriff zur Firmendatenbank, die die Zugänglichkeit zur modernen Branchensoftware der Immobiliendienstleister sichern. „Die Verwendung von modernen Homeoffice Lösungen für unsere Mitarbeiter hat weiters gezeigt, dass wir uns in vielen Bereichen auf ein papierloses Büro verlassen können und die Qualität unserer Arbeit dadurch nicht leidet“, sagt Hofer, der davon überzeugt ist, dass diese Krise den Trend zum papierlosen Büro, egal in welcher Branche, weiter verstärkt hat.