Datenschutzerklärung – Hinweismanagement Service Portal

Bei Nutzung des Hinweismanagement Service Portals von OTTO Immobilien, das von der Gesellschaft Compliance 2b GmbH betrieben wird, kann es zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Hinweisgeber:in, der von der Hinweisgebung betroffenen Personen sowie der von Folgemaßnahmen betroffenen oder in Folgemaßnahmen involvierten Personen kommen. Diese Datenschutzerklärung informiert die davon Betroffenen über die diesbezüglichen Verarbeitungstätigkeiten.

1. Verantwortliche und Kontaktdaten

Gemeinsam Verantwortliche iSd Art. 4 Z 7 in Verbindung mit Art. 26 Verordnung (EU) 2016/679 ("Datenschutz-Grundverordnung" oder "DSGVO") für die Verarbeitungstätigkeiten im Zusammenhang mit Meldungen über das Hinweismanagement Service Portal sind die OTTO Immobilien GmbH, die OTTO Immobilien Management GmbH sowie die eugen GmbH (in der Folge "wir"). Die Kontaktdaten der einzelnen Gesellschaften entnehmen Sie bitte der Anlage zu dieser Datenschutzerklärung.

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Das Hinweismanagement Service Portal von OTTO Immobilien ermöglicht es, Missstände in unseren Unternehmen zu melden. Im Fall einer solchen Meldung verarbeiten wir beispielsweise die folgenden Datenkategorien:

• Die Beziehung der Hinweisgeber:in zum gemeldeten Unternehmen (Mitarbeitende(r), Lieferant:in, Gesellschafter:in, Sonstiges)

• Soweit angegeben der Name und die Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse) der Hinweisgeber:in

• Sonstige Informationen über die Hinweisgeber:in oder Dritte, die sich aus der Meldung ergeben

Bitte beachten Sie, dass die Hinweisgeber:in weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet ist, uns diese Daten zur Verfügung zu stellen. Die Verarbeitung dieser Daten dient dazu, die Verpflichtungen nach dem HinweisgeberInnenschutzgesetz ("HSchG") zu erfüllen sowie über das Hinweismanagement Service Portal eingehende Meldungen entgegenzunehmen, auf ihre Stichhaltigkeit zu überprüfen und weiter bearbeiten zu können und dadurch ggfls Rechtsverletzungen zu verhindern, aufzuklären und ggfls zu ahnden, Schäden abzuwehren sowie unsere Unternehmen, Mitarbeitenden und Geschäftspartner:innen zu schützen.

3. Empfänger der Daten

Die Gesellschaft Compliance 2b GmbH stellt das Hinweismanagement Service Portal als unsere Auftragsverarbeiterin technisch zur Verfügung.

Je nach Sachverhalt kann es außerdem vorkommen, dass wir personenbezogene Daten auch an folgende Empfänger:innen übermitteln:

• für die Bearbeitung der Meldung bzw allfällige Folgemaßnahmen und Berichte zuständige Stellen innerhalb einer anderen Gesellschaft von OTTO Immobilien,

• zuständige Behörden (zB Strafverfolgungsbehörden, Finanzämter) und Gerichte, 

• Beratungsunternehmen und Rechtsvertreter:innen (bei der Durchsetzung von Rechten, Abwehr von Rechtsansprüchen etc).

Es erfolgen keine Datenübermittlungen in Drittländer.

4. Speicherdauer

Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung der Hinweise und die Verfolgung der oben genannten Zwecke nicht erforderlich sind, werden nicht erhoben bzw unverzüglich gelöscht.

Abgesehen davon sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, die im Rahmen der Fallbearbeitung verarbeiteten personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von fünf Jahren ab der letztmaligen Verarbeitung oder Übermittlung und darüber hinaus so lange aufzubewahren, als es zur Durchführung bereits eingeleiteter verwaltungsbehördlicher oder gerichtlicher Verfahren oder eines Ermittlungsverfahrens nach der Strafprozessordnung erforderlich ist. Nach Entfall dieser Aufbewahrungspflicht werden die personenbezogenen Daten gelöscht.
 

5. Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Betrieb des Hinweismanagement Service Portal beruht auf den gesetzlichen Ermächtigungen bzw Verpflichtungen gemäß § 8 HSchG iVm Art 6 Abs 1 lit c und Art 9 Abs 2 lit g DSGVO.

6. Betroffenenrechte

Die DSGVO räumt den Betroffenen gewisse Rechte ein, auf welche wir Sie im Folgenden hinweisen. Zur Geltendmachung dieser Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter den in der Anlage genannten Kontaktdaten.

Recht auf Auskunft

Die Betroffenen sind berechtigt, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Gegebenenfalls haben die Betroffenen außerdem das Recht, Auskunft über diese Daten und unter anderem über die Verarbeitungszwecke, Kategorien der verarbeiteten Daten und Empfängerkategorien zu verlangen.
 

Recht auf Berichtigung

Falls wir unrichtige Daten zu ihrer Person verarbeiten, können die Betroffenen die Berichtigung der Daten verlangen.
 

Recht auf Löschung

Unter bestimmten Voraussetzungen sind die Betroffenen berechtigt, die Löschung von zu ihrer Person verarbeiteten Daten zu verlangen. Dieses Löschrecht besteht beispielsweise nicht, wenn die Verarbeitung der Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
 

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Weiters sind die Betroffenen unter bestimmten Voraussetzungen berechtigt, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. In diesem Fall dürfen wir die Daten abgesehen von deren Speicherung nur noch mit der Einwilligung der Betroffenen oder in engen Grenzen, etwa zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, verarbeiten.
 

Widerspruchsrecht

In bestimmten Situationen sind die Betroffenen berechtigt, der Datenverarbeitung zu widersprechen. In diesem Fall werden wir die Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, welche die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
 

Beschwerderecht

Schließlich sind die Betroffenen berechtigt, bei der Datenschutzbehörde Beschwerde einzulegen, wenn sie der Ansicht sind, dass die Datenverarbeitung gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.

Einschränkung der Betroffenenrechte gemäß § 8 Abs 9 HSchG:

Wir weisen darauf hin, dass nach § 8 Abs 9 HSchG die erwähnten Rechte der von einem Hinweis betroffenen Personen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch keine Anwendung finden, solange und insoweit dies zum Schutz der Identität der Hinweisgeber:in, einer sonstigen durch das HSchG geschützten Person und zur Erreichung der oben genannten Zwecke, insbesondere um Versuche der Verhinderung, Unterlaufung oder Verschleppung von Hinweisen oder von Folgemaßnahmen aufgrund von Hinweisen zu unterbinden, erforderlich ist (insbesondere für die Dauer der Durchführung eines verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Verfahrens oder eines Ermittlungsverfahrens nach der Strafprozessordnung).
 

Anlage – Kontaktdaten:

OTTO Immobilien GmbH
Riemergasse 8, 1010 Wien
Tel: +43 1 512 77 77
Email: whistleblowing@otto.at

OTTO Immobilien Management GmbH
Riemergasse 8, 1010 Wien
Tel: +43 1 512 77 77
Email: whistleblowing@otto.at

eugen GmbH
Riemergasse 8, 1010 Wien
Email: whistleblowing@otto.at